1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), ist:
IT-Service Hanna
Tulpenstr. 25
76275 Ettlingen
Deutschland
E-Mail: info@it-hanna.de

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Personenbezogene Daten werden vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung behandelt.
Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung und Nutzung unserer Zeiterfassungssoftware. Sämtliche Datenübertragungen erfolgen TLS-verschlüsselt (HTTPS).

Rollenverteilung: Soweit Ihr Arbeitgeber die Software zur Zeiterfassung einsetzt, ist er Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Beschäftigtendaten; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrages nach Art. 28 DSGVO. Diese Datenschutzerklärung betrifft daneben den Besuch unserer Website und die Verwaltung Ihres Benutzerkontos.

3. Hosting
Unsere Website und Anwendung werden bei folgendem Anbieter gehostet:
ALL-INKL.COM (ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich)
Der Hostinganbieter verarbeitet personenbezogene Daten wie:

• IP-Adresse
• Zugriffsdaten
• Server-Logfiles

Diese Daten werden benötigt, um den technischen Betrieb der Website sicherzustellen.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website).

4. Benutzerkonten und Stammdaten
Für die Nutzung unserer Zeiterfassungssoftware ist die Erstellung eines Benutzerkontos erforderlich. Dabei können folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse / Benutzername
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Personalnummer
• Anmelde-Merkmale für Terminals (z. B. NFC-/Login-Karten-Code)
• optional Zwei-Faktor-Authentisierung
• organisatorische Zuordnung (Bereich/Standort, Vorgesetzte/r)
• Spracheinstellung und Zeitzone
• Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten (siehe Ziffer 5)
• Anmeldezeitpunkte

Diese Daten werden benötigt, um Benutzerkonten bereitzustellen, Arbeitszeiten zu erfassen und die Softwarefunktionen bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); soweit der Arbeitgeber die Software einsetzt, zusätzlich § 26 BDSG.

5. Verarbeitung von Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten
Im Rahmen der Nutzung unserer Software werden Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten gespeichert, z. B.:

• Beginn und Ende der Arbeitszeit
• Pausen
• Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Fehlzeiten) sowie Zeit-/Urlaubskonto-Buchungen und zugehörige Kommentare

Soweit Abwesenheiten Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand zulassen (z. B. krankheitsbedingte Fehlzeiten) oder Nachweis-Dokumente zu Sonderurlaub hochgeladen werden, handelt es sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO); die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Die Speicherdauer richtet sich nach den konkreten Fristen unseres Löschkonzepts (siehe „Löschung von Daten“).

6. Cookies
Unsere Website verwendet keine Tracking- oder Marketing-Cookies. Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies verwendet: Sitzungs-Cookies, die für den Login und den Betrieb der Anwendung erforderlich sind, sowie ein funktionales Cookie mit einer Speicherdauer von zwölf Monaten, das nach einer Anmeldung gesetzt wird und wiederkehrende Nutzer auf der Startseite direkt zur Anmeldeseite statt zur Produktvorstellung leitet. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

6a. Bot-Schutz (Cloudflare Turnstile)
Zur Absicherung von Registrierungs- und Anmeldeformularen setzen wir den Bot-Schutz „Turnstile“ der Cloudflare, Inc. (USA) ein. Dabei werden technische Verbindungsdaten verarbeitet (u. a. IP-Adresse, Geräte- und Browsermerkmale). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor missbräuchlichen Zugriffen). Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ein angemessenes Datenschutzniveau ist damit gewährleistet.

6b. Anmeldung über Drittanbieter (Single Sign-On)
Sie können sich optional über Google, Microsoft oder Apple anmelden. Dabei erhalten wir vom jeweiligen Anbieter ausschließlich Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse; Ihre Zeitdaten werden nicht an den Anbieter übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Bereitstellung der gewählten Login-Funktion). Für die Verarbeitung beim jeweiligen Anbieter (Google Ireland Ltd./Google LLC, Microsoft Ireland Operations Ltd./Microsoft Corp., Apple Distribution International Ltd./Apple Inc.) gelten deren eigene Datenschutzhinweise; die US-Gesellschaften sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

6c. KI-Hilfe-Assistent (optional)
Setzt Ihr Arbeitgeber den optionalen KI-Hilfe-Assistenten ein, beantwortet dieser Bedienungsfragen zur Software. Die Funktion ist nur aktiv, wenn Ihr Arbeitgeber sie mit einem eigenen Zugangsschlüssel eines KI-Anbieters freischaltet. Übermittelt werden ausschließlich Ihre eingegebene Frage sowie ein Auszug der öffentlichen Programm-Dokumentation in der von Ihnen gewählten Sprache; Arbeitszeit-, Abwesenheits- oder sonstige Beschäftigtendaten werden nicht übermittelt. Je nach Auswahl Ihres Arbeitgebers wird einer der folgenden Anbieter eingebunden: Anthropic PBC (Claude), Google Ireland Ltd./Google LLC (Gemini), OpenAI, L.L.C. (ChatGPT) oder Groq, Inc. (Llama). Soweit der Anbieter in einem Drittland (insbesondere USA) verarbeitet, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO (EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, andernfalls Standardvertragsklauseln). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Bedienungshilfe). Wir speichern weder Ihre Fragen noch die Antworten; für die Verarbeitung beim jeweiligen Anbieter gelten dessen eigene Datenschutzhinweise.

6d. Mobile Apps (iOS und Android)
Die eTime-Apps für iOS und Android stellen die Weboberfläche von eTime dar; es gelten daher die Angaben dieser Datenschutzerklärung. Ergänzend gilt:

• Kamera: Die App greift nur auf die Kamera zu, wenn Sie den QR-Code-Login nutzen, und erst nach Ihrer Freigabe im Betriebssystem. Das Kamerabild wird ausschließlich auf dem Gerät ausgewertet und weder gespeichert noch übertragen.
• Offline-Stempelungen: Ohne Internetverbindung erfasste Arbeitszeiten (Beginn, Ende, optional eine Beschreibung) speichert die App lokal auf dem Gerät. Sobald eine Verbindung und eine Anmeldung bestehen, werden sie an Ihr eTime-Konto übertragen und anschließend auf dem Gerät gelöscht. Beim Deinstallieren der App werden noch nicht übertragene Einträge ebenfalls gelöscht.
• Anmeldung: Wie ein Browser speichert die App technisch notwendige Sitzungs-Cookies, damit Sie angemeldet bleiben. Melden Sie sich mit einem Passkey an, verwahrt das Betriebssystem (z. B. iCloud-Schlüsselbund, Google Passwortmanager) den privaten Schlüssel; die Entsperrung per Gesichtserkennung, Fingerabdruck oder Gerätecode erfolgt ausschließlich auf dem Gerät. Wir erhalten nur den öffentlichen Schlüssel und keine biometrischen Daten.
• Dateien: Exporte und PDF-Dokumente legt die App nur auf Ihre Veranlassung auf dem Gerät ab bzw. übergibt sie an das Teilen-Menü des Betriebssystems.
• Kein Tracking: Die Apps enthalten keine Werbe-, Analyse- oder Absturzberichts-Dienste Dritter und greifen nicht auf Standort, Kontakte oder Fotos zu.
• App-Stores: Für Download und Aktualisierung der App gelten die Datenschutzhinweise von Apple (App Store) bzw. Google (Google Play); auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); soweit der Arbeitgeber die Software einsetzt, zusätzlich § 26 BDSG. Das Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Gerät ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG unbedingt erforderlich, um den von Ihnen gewünschten Dienst bereitzustellen.

7. Weitergabe von Daten
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht, außer:

• wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist
• wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist
• wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben

8. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die konkreten Löschfristen ergeben sich aus unserem Löschkonzept (siehe „Löschung von Daten“).

9. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, Widerspruch einzulegen.

Soweit Ihr Arbeitgeber Verantwortlicher ist (Zeiterfassungsdaten), richten Sie Ihre Anfragen bitte an diesen; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.